GoHighLevel Workflow Maps: Deine Automationen in 3D! (Deutsch)
Diese Woche ist der Level Up Summit in vollem Gange, und einige Leute aus der Community sind live in Dallas, Texas, dabei. Aus der Flut an Neuerungen habe ich mir die GoHighLevel Workflow Maps herausgepickt, denn sie könnten für alle spannend sein, die viele Automationen im Account haben.
Statt endloser Listen siehst du deine Automationen als Karte, in 3D oder 2D, mit Tags, Formularen, Pipelines und Ordnern als Verbindungspunkten. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du die Workflow Maps findest, wie du sie liest und wie du sie zum Aufräumen nutzt.
Wie viele Workflows sind aktuell inaktiv?
Was sind die GoHighLevel Workflow Maps?
Die Workflow Maps stellen deinen Account als Landkarte dar. Beim Öffnen erscheint der Hinweis See your account as a map. Genau das ist die Idee: Du erkennst auf einen Blick, welche Workflows von welchen Formularen oder Tags abhängen und was umgekehrt von einem Workflow ausgelöst wird.
Das ist besonders hilfreich, wenn dein Account gewachsen ist. Bei Martin sind es zum Beispiel 12 Ordner mit teils sehr vielen Automationen, dazu viele einzelne Workflows außerhalb von Ordnern. Wer sich den Überblick wünscht, den normale Listen nicht mehr liefern, findet hier einen neuen Zugang. Wenn du noch am Anfang stehst, lies zuerst, was GoHighLevel überhaupt ist.
So startest du die Workflow Maps
- Gehe im Menü auf Automatisierung und dann auf Workflows.
- Dort erscheint, sobald die Funktion bei dir freigeschaltet ist, die Anzeige See your account as a map.
- Klicke auf Try it now.
- Im Pop-up siehst du eine kurze Einführung, bevor die eigentliche Karte aufgebaut wird.
Die Funktion wird schrittweise freigeschaltet. Siehst du die Anzeige noch nicht, musst du dich noch etwas gedulden.
3D-Karte oder 2D-Karte?
Die Einführung zeigt dir die 3D-Karte, du kannst aber jederzeit auf die 2D-Karte umschalten. Bei sehr vielen Elementen ist die 2D-Ansicht laut Martin besser zum Arbeiten. In der 3D-Ansicht kannst du die Karte zunächst vor allem ziehen und erkunden. Oben links öffnest du außerdem die Hilfeseite.
Die Karte lesen: Legende, Pfeile und Ordner
Die Einführung erklärt dir kurz, wie die Karte zu verstehen ist. Fährst du mit der Maus über einen Eintrag, erscheint zum Beispiel Lead Capture, und du siehst die Abhängigkeiten dieses Workflows. Die wichtigsten Elemente im Überblick:
| Element | Bedeutung in der Karte |
|---|---|
| Workflows | Eigene Symbole für deine Automationen |
| Tags und Formulare | Eigene Zeichen dafür, wovon Workflows abhängen oder was von ihnen abhängt |
| Verbindungen | Zeigen die Beziehung zwischen den Elementen (Relationship) |
| Hintergrundfläche Ordner | Macht sichtbar, was in bestimmten Ordnern zusammenhängt (Background Area Folder) |
| Pfeile und Animation | Zeigen die Richtung: welcher Trigger startet das Ganze und was wird damit bespielt |
| Pipelines | Zeigen, welche Workflows auf eine Pipeline zugreifen, bei Martin zeigen acht Workflows auf eine Pipeline |
Ein schönes Detail: Manche Pfeile gehen in beide Richtungen. Das bedeutet, dass ein Workflow einen Tag vergibt, und derselbe Tag gleichzeitig etwas auslöst. Solche Verknüpfungen findest du in normalen Listen kaum. Über das Badge für die Asset-Nutzung kannst du außerdem sehen, wo ein Element über verschiedene Ordner hinweg verwendet wird.
Filter: Veröffentlicht, Tags, Formulare und Kontakte
Links in der Karte kannst du filtern, um die Fläche übersichtlicher zu machen. Das ist bei großen Accounts fast Pflicht. Im Video zeigt Martin diese Filter:
| Filter | Was du damit siehst |
|---|---|
| Veröffentlicht | Nur veröffentlichte Workflows, ohne den Filter sieht die Karte deutlich anders aus |
| Tags | Von welchen Workflows ein Tag vergeben wird, im Beispiel sechs Tags für Affiliate-Kurs und Preispläne |
| Formulare | Alle Formulare, die in Workflows verwendet werden, bei Martin 23 Formulare für bestimmte Programme |
| Kontakte | Durch welche Workflows ein bestimmter Kontakt gelaufen ist |
Besonders spannend ist der Kontakt-Filter. Martin sucht seinen eigenen Kontakt und sieht: Er ist durch 35 verschiedene Workflows gelaufen. Ganz oben steht sogar ein aktiver, der WhatsApp-KI-Assistent, weil jeder, der schreibt, Martin als zugeordnetem Benutzer zugewiesen wird. Mehr zur Verwaltung deiner Kontakte findest du bei den CRM-Funktionen.
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HighLevel kostenlos testen →Assistant und Cleanup: Alte Workflows finden
Oben in der Karte findest du den Assistant. Dahinter steckt die Workflow AI. Martin fragt sie, wie viele Workflows aktuell inaktiv sind. Die Antwort kommt sehr schnell: 57 Workflows ohne Enrollments in den letzten 60 Tagen. Die Antwort kam auf Englisch, das muss laut Martin noch angepasst werden. Mehr zu den KI-Funktionen findest du bei den AI Employees.
Der Assistant ist aber gar nicht nötig: Unter Cleanup mit dem Radiergummi-Symbol siehst du denselben Eintrag direkt unter No recent Enrollments. Dort tauchen die 57 Workflows auf, und du kannst in jeden hineinschauen.
| Beispiel | Warum ein Cleanup sinnvoll sein kann |
|---|---|
| Workflow für einen Messeauftritt | Wurde für ein Event gebaut und wird nicht mehr gebraucht, kann gelöscht werden |
| Workflow aus einem früheren Projekt | Das Projekt wurde nicht weiterverfolgt, der Workflow läuft aber noch in der Liste mit |
| Workflows für frühere Snapshots | Wurden gebaut, um der Community zu helfen, unklar bleibt, welche Snapshots noch geladen werden |
Saved Workflow Views
Links findest du außerdem den Assistant noch einmal und die Saved Workflow Views. Wenn du etwas gefiltert hast, kannst du diese Ansicht speichern, um später schneller wieder darauf zuzugreifen.
Praxisbeispiele aus Martins Account
- Fehleranzeige: Ein Workflow zeigt ein Problem an. Bei der Übertragung zum Custom Object für das Growth-Partner-Programm gab es ein Problem, vermutlich wegen einer falschen E-Mail-Adresse. Die Karte zeigt das direkt an, auch mit Pfeil.
- Suche: Über die Suchleiste oben links findest du Einträge schnell. Martin sucht seinen Namen und findet zum Beispiel zwei Trigger, die einen Facebook-Workflow auslösen.
- Knoten außerhalb des Bildschirms: Ein Zielzeichen zeigt, wenn ein Knoten außerhalb des sichtbaren Bereichs liegt, und bringt die Kamera dorthin zurück.
- Aktivität: In der 2D-Ansicht sieht man bei einem Workflow, dass bereits 2154 Kontakte durchgelaufen sind.
Grenzen und offene Punkte der Workflow Maps
Bei vielen Elementen ist die Karte nicht sofort übersichtlich, auch Martin musste sich erst orientieren. Hinzu kommt, dass der Assistant bisher auf Englisch antwortet. Und: Die Karte hilft dir beim Finden, aber die Entscheidung, ob du einen Workflow abschaltest, triffst weiterhin du. Prüfe vor dem Löschen immer, ob er noch in einem Projekt oder Snapshot gebraucht wird. Wenn du dabei Unterstützung willst, findest du Austausch in der Growth Community.
Das Video zu den Workflow Maps
Wenn du die Karte live sehen willst, schau dir das Video an:
Fazit: Lohnen sich die GoHighLevel Workflow Maps?
Für mich sind die GoHighLevel Workflow Maps eine der größten Neuheiten, mit denen ich nicht gerechnet habe. Sie machen sichtbar, was in einem gewachsenen Account sonst verborgen bleibt: Abhängigkeiten zwischen Workflows, Tags, Formularen und Pipelines, die Richtung der Trigger und alte Workflows ohne Enrollments. Man muss sich allerdings durchringen, viel damit herumzuspielen. Wer das tut, bekommt einen echten Hebel zum Aufräumen. Wenn du tiefer in Automationen einsteigen willst, wirf einen Blick auf die Ausbildung. Schreib mir gern in die Kommentare, ob dir die Karte hilft oder ob sie die Sache nur verkompliziert.
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Was sind die GoHighLevel Workflow Maps?
Die GoHighLevel Workflow Maps zeigen deinen Account als interaktive Karte. Du siehst, welche Workflows mit welchen Tags, Formularen, Pipelines und Ordnern zusammenhängen und in welche Richtung die Verbindungen laufen.
Wo finde ich die Workflow Maps?
Sobald die Funktion für deinen Account freigeschaltet ist, findest du sie unter Automatisierung und dann unter Workflows. Dort erscheint die Anzeige See your account as a map mit dem Button Try it now.
Gibt es die Workflow Maps als 3D- und 2D-Karte?
Ja, du kannst zwischen einer 3D-Karte und einer 2D-Karte wechseln. Bei vielen Workflows ist die 2D-Ansicht oft übersichtlicher, um damit zu arbeiten.
Wie finde ich ungenutzte Workflows mit den Workflow Maps?
Über den Bereich Cleanup mit dem Radiergummi-Symbol und den Eintrag No recent Enrollments. Dort siehst du Workflows ohne Enrollments in den letzten 60 Tagen. Im Beispiel aus dem Video waren es 57 Workflows.
Kann ich die Workflow Maps mit dem Assistant kombinieren?
Ja. Oben in der Karte findest du den Assistant, also die Workflow AI. Dort kannst du zum Beispiel fragen, wie viele Workflows aktuell inaktiv sind. Die Antwort kam im Test sehr schnell, bisher allerdings auf Englisch.
Kann ich sehen, durch welche Workflows ein Kontakt gelaufen ist?
Ja. Links im Filter wählst du Kontakte, suchst den gewünschten Kontakt und siehst, durch welche Workflows er schon gelaufen ist. Bei Martins Testkontakt waren es 35 verschiedene Workflows.
Ist die Funktion schon für alle Accounts freigeschaltet?
Nein, das Feature wird schrittweise freigeschaltet. Im Video war es bei Martin bereits aktiv. Sobald es bei dir verfügbar ist, taucht die Karten-Anzeige im Workflow-Bereich auf.
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Martin Dellwing
HighLevel Certified Admin
Martin Dellwing ist der bekannteste GoHighLevel-Experte im deutschsprachigen Raum und der erste deutschsprachige HighLevel Certified Admin weltweit.
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